Tugas dan Fungsi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) SMAN 1 Batipuh
Tugas Pokok PPID SMAN 1 Batipuh
- Mengklasifikasikan Informasi:
- Membagi informasi menjadi beberapa kategori berdasarkan tingkat aksesibilitas dan sifatnya, seperti:
- Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala (misalnya: laporan keuangan, program kerja tahunan, struktur organisasi).
- Informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta (misalnya: keputusan penting, pengumuman kegiatan, pengadaan barang/jasa).
- Informasi yang wajib tersedia setiap saat (misalnya: profil sekolah, data siswa, data guru).
- Informasi yang dikecualikan (misalnya: informasi pribadi, informasi yang terkait dengan keamanan negara).
- Membagi informasi menjadi beberapa kategori berdasarkan tingkat aksesibilitas dan sifatnya, seperti:
- Mengkoordinasikan dan Mengkonsolidasikan Informasi:
- Mengumpulkan informasi dari berbagai unit kerja di SMAN 1 Batipuh.
- Memastikan konsistensi dan akurasi data.
- Menyusun database informasi yang terorganisir dan mudah diakses.
- Menyimpan, Mendokumentasikan, Menyediakan, dan Memberikan Pelayanan Informasi:
- Menyimpan informasi dalam bentuk fisik maupun digital.
- Membuat sistem dokumentasi yang efektif untuk memudahkan pencarian informasi.
- Menyediakan informasi kepada publik melalui berbagai saluran, seperti website, papan pengumuman, dan layanan informasi langsung.
- Memberikan pelayanan informasi yang cepat, akurat, dan mudah dipahami.
- Melakukan Sosialisasi:
- Mensosialisasikan pentingnya keterbukaan informasi kepada seluruh warga sekolah, masyarakat, dan pemangku kepentingan lainnya.
- Menjelaskan mekanisme permohonan informasi dan prosedur yang berlaku.
- Melakukan kegiatan edukasi terkait dengan hak memperoleh informasi.
Fungsi PPID SMAN 1 Batipuh
- Pengelolaan Informasi:
- Mengatur siklus hidup informasi, mulai dari pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, hingga penyebarluasan.
- Memastikan informasi yang disediakan selalu up-to-date dan relevan.
- Dokumentasi Arsip:
- Mengelola arsip sekolah secara sistematis dan teratur.
- Menjamin keamanan dan kelengkapan arsip.
- Pelayanan Informasi:
- Menjadi pusat informasi bagi seluruh pemangku kepentingan.
- Membantu masyarakat dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.
- Penyelesaian Sengketa:
- Menangani sengketa terkait dengan permohonan informasi.
- Memfasilitasi mediasi antara pemohon informasi dan pihak terkait.
Tugas Tambahan (Opsional)
- Evaluasi dan Pengembangan:
- Melakukan evaluasi secara berkala terhadap kinerja PPID.
- Mengembangkan sistem dan prosedur kerja yang lebih efektif.
- Kerjasama dengan Pihak Lain:
- Membangun kerjasama dengan lembaga terkait, seperti Dinas Pendidikan, Komisi Informasi Publik, dan media massa.
- Pengembangan Kapasitas:
- Meningkatkan kapasitas sumber daya manusia PPID melalui pelatihan dan pengembangan.
Visi dan Misi
Visi PPID SMAN 1 Batipuh adalah menjadi pusat informasi yang terpercaya, akurat, dan mudah diakses bagi seluruh pemangku kepentingan.
Misi PPID SMAN 1 Batipuh adalah:
- Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan informasi publik.
- Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan keputusan.
- Memperkuat citra positif SMAN 1 Batipuh sebagai lembaga pendidikan yang terbuka dan responsif.
Dengan dukungan dari seluruh komponen sekolah, PPID SMAN 1 Batipuh berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan informasi dan menjadi mitra strategis dalam pembangunan sekolah yang lebih baik.
